Contact

x

Desktop-as-a-Service (DaaS): alle vragen beantwoord

13 september 2018, 5 min leestijd

De digitale werkomgeving is dé uitvalsbasis voor alle (kantoor)medewerkers. Het is dus belangrijk dat die uitvalsbasis doet wat ‘ie hoort te doen en altijd beschikbaar is. Een Desktop-as-a-Service (DaaS) biedt die garantie. Is zo’n DaaS iets voor jouw organisatie? Waar moet je op letten? En hoe houd je de controle? Je leest het in dit blog.
 
Bij Ctac helpen we veel organisaties met de inrichting van digitale werkplekken. Ik heb alle vragen die klanten regelmatig bij zo’n project stellen verzameld en verwerkt in dit blog. Zo weet je precies wat je kunt verwachten als je kiest voor een DaaS-concept.

1. Wat is Desktop-as-a-Service precies?

Desktop-as-a-Service is een online desktop die wordt afgenomen op basis van aantallen en een vaste prijs. Je koopt en beheert dus niet zelf basisfunctionaliteiten zoals Microsoft Office, e-mailapplicaties, dataopslag, back-ups, beveiliging en upgrades. Maar je neemt de garantie af op een goede, snelle en veilige werkplek voor alle medewerkers die dat nodig hebben. Een serviceprovider zorgt ervoor dat alles is geregeld, zodat eindgebruikers zelfs op een oude laptop altijd met de nieuwste applicaties kunnen werken.

2. Hoe werkt het?

Het enige wat je nodig hebt bij DaaS zijn devices en een internetverbinding. Medewerkers loggen in op hun eigen virtuele omgeving en krijgen daarmee toegang tot alle applicaties die zij nodig hebben om hun werk te doen. Over het algemeen zorgt de serviceprovider ervoor dat alle basisfunctionaliteiten aanwezig zijn. Daarnaast wordt er een koppeling gemaakt mét en tussen allerlei relevante bedrijfsapplicaties. Rolgebaseerd natuurlijk, zodat niemand wordt lastiggevallen met applicaties die ze toch niet gebruiken. Zo houd je meteen de kosten voor benodigde licenties onder controle.

3. Wat zijn de voordelen van Desktop-as-a-Service?

Er zijn meerdere voordelen. Ik noem de drie belangrijkste:

  • Beschikbaarheid. Doordat applicaties niet op de devices zelf draaien maar in het beveiligde datacenter van de serviceprovider, wordt alles centraal beheerd. Is er een apparaat defect? Of is een medewerker zijn laptop vergeten bij een afspraak? Dat hoeft het werk niet te belemmeren. Want de persoonlijke desktop en de daaraan gekoppelde applicaties en data zijn altijd en overal beschikbaar.

  • Performance. De bedrijfsapplicaties staan op de server van de serviceprovider, waardoor je minimaal beslag legt op de rekenkracht van devices. Zo weet je zeker dat medewerkers altijd moeiteloos kunnen werken, zonder applicaties die vastlopen of traag reagerende tekstverwerkers of cursors. Ook als zij met oudere devices werken. En doordat de servers altijd up-to-date zijn, werkt iedereen automatisch met de nieuwste versies van Windows en Microsoft Office.

  • Security. Medewerkers hoeven maar één keer in te loggen om toegang te krijgen tot hun applicaties, maar die single sign-on wordt wél altijd geverifieerd met Multi Factor Authenticatie. Daarnaast is de virtuele omgeving zo veilig mogelijk, mede doordat deze centraal gecontroleerd en beheerd kan worden. Bijkomend voordeel: als de laptop van een medewerker wordt gestolen, dan liggen er geen bedrijfskritische gegevens op straat.

4. Voor welke organisaties is DaaS relevant?

Voor alle organisaties met twintig of meer eindgebruikers. Een maximum is er eigenlijk niet, want je kunt duizenden medewerkers een eigen virtuele werkplek bieden. De investering betaalt zich makkelijk terug, enerzijds omdat de IT-beheerkosten omlaag gaan en anderzijds omdat de operationele kosten dalen (thin clients zijn nou eenmaal goedkoper dan nieuwe pc’s of laptops).

5. Houden organisaties zelf nog de controle?

Een terechte vraag. Bij DaaS verzekert de serviceprovider organisaties ervan dat de digitale werkplek altijd beschikbaar is en goed werkt. Daardoor hoeven IT-afdelingen zich niet meer bezig te houden met het updaten en patchen van afzonderlijke werkplekken. Dat betekent echter niet dat IT ook het overzicht en de controle verliest. Via een management portal als Citrix Director heb je altijd realtime inzage in de performance en reactietijd van de desktops. Je ziet eenvoudig wie er wat doet, welke applicaties worden gebruikt en wat de impact van die applicaties is op de performance. Daarnaast kun je medewerkers via Citrix Director eenvoudig ondersteunen, door ze hun scherm te laten delen.

6. Hoe zit het met de netwerkbandbreedte?

DaaS geeft medewerkers overal toegang tot hun werkplek. Dat betekent echter niet dat ze op een tropisch eiland per definitie dezelfde internetverbinding hebben als binnen de kantoormuren. De beveiligde datacenters van serviceproviders bevinden zich vaak in Europa of Amerika, waardoor het netwerk toch de afstand van de (vakantie)locatie tot het datacenter moet overbruggen.

7. Gaat DaaS samen met alle applicaties?

Niet alle applicaties werken standaard in een DaaS-concept. Het is daarom belangrijk dat serviceproviders nauw samenwerken met diverse applicatieleveranciers, voor goede afstemming om applicaties naadloos in de DaaS-omgeving te laten landen. Daarnaast heb je natuurlijk altijd applicaties die gewoon lokaal geïnstalleerd moeten worden, zoals de meest uitgebreide versie van Photoshop of AutoCAD voor technische tekeningen. In dat geval kunnen gebruikers eenvoudig switchen tussen hun desktop in de cloud en hun lokale applicatie.

8. Hoe zit het met aanvullende devices?

De werkplek bestaat in veel gevallen niet alleen uit een desktop; bepaalde beroepsgroepen zijn afhankelijk van de apparatuur die om hun laptop of pc heen staat. Zo gebruiken advocaten bijvoorbeeld dictaatapparaten en designers vaak een trackpad. Dat hoeft zeker geen obstakel te vormen voor DaaS-omgevingen (want de meeste apparatuur sluit naadloos aan), maar je moet dat van tevoren wel inventariseren en testen.

9. Hoe selecteer ik een DaaS-serviceprovider?

Een aantal vragen die je jezelf kunt stellen:

  • Heeft de IT-partij affiniteit en ervaring met werkplekdienstverlening? Het maakt namelijk verschil of een serviceprovider dit ‘erbij doet’ of dat het tot het kernaanbod behoort. In dat laatste geval weet je dat het met de kennis, verdere innovatie en de performance-beloftes wel goed zit.

  • Met welke technologie werkt een serviceprovider? Bij Ctac werken we bijvoorbeeld met de allernieuwste technologie van Microsoft en Citrix.

  • Is er een volledige integratie met Office365? Voor veel organisaties is het zeer belangrijk dat medewerkers in meerdere mailboxen en agenda’s kunnen werken. En dat ze zo efficiënt mogelijk kunnen zoeken met behulp van caching en indexing.

  • Biedt de serviceprovider een management portal zoals Citrix Director, waarin je de performance van jouw DaaS-omgeving kunt volgen?

  • Zijn er referenties? Vraag die dan zeker op!

  • Is het mogelijk een demoaccount aan te vragen, zodat je zelf kan testen en ‘spelen’ op deze omgeving?

  • Werkt de serviceprovider samen met applicatieleveranciers? En welke zijn dat?

 
Webinar: DaaS met Business Productivity
Wil je meer weten over DaaS? Meld je dan aan voor het webinar ‘DaaS met Business Productivity’ op donderdag 18 oktober. Dan laat ik samen met mijn collega Ramsy Lowes (Senior Technical Specialist) zien hoe zo’n omgeving eruitziet, en beantwoorden we al jouw vragen.
Meld je aan voor het webinar