Contact

x

Vijf tips om goed om te gaan met Shadow-IT

6 januari 2020, 4 min leestijd

In mijn eerste blog vertelde ik je over de risico’s van schaduwapplicaties. Daarin gaf ik aan dat het bestrijden van shadow-IT een lastige opgave is, die vaak gepaard gaat met veel tegenstand vanuit de business. Maar dat is niet overal het geval. In mijn dagelijkse werk kom ik ook bij bedrijven over de vloer die een goede oplossing voor shadow-IT hebben gevonden. Deze organisaties laten de business zelf applicaties ontwikkelen. Met IT als ondersteunende partij.  

Die aanpak, ook wel citizen development genoemd, heeft als resultaat dat de organisaties niet langer kampen met verborgen applicaties, maar beschikken over een transparant IT-landschap. Hoe pak je dat slim aan? Op basis van mijn praktijkervaringen geef ik je vijf tips. 

1. Omarm innovatie en vernieuwing 

Laat ik beginnen met de manier waarop je met shadow-IT om moet gaan. Je kunt ervoor kiezen om te vechten tegen schaduwapplicaties door strenge regels op te stellen. In mijn ogen is dat een kansloze missie. Waarschijnlijk beschikt je organisatie namelijk niet over de capaciteit om die regels te handhaven. Bovendien rem je daardoor ook innovatie en vernieuwing af. Je collega’s die vanuit hun vak met een business app werken, weten vaak beter wat ze nodig hebben. Daarnaast is hun kennis van IT stiekem beter dan je denkt. Daarom is het beter om het gebruik en het ontwikkelen van applicaties te faciliteren, bijvoorbeeld door middel van een low-code platform. Zo voorkom je dat gebruikers op zoek gaan naar alternatieven buiten je gezichtsveld. 

2. Bepaal duidelijke kaders 

Hoewel je de business de ruimte wilt geven voor innovatie, is het wel verstandig om duidelijke richtlijnen te communiceren. Je wilt namelijk dat applicaties voldoen aan wet- en regelgeving en bestaande processen niet in de weg zitten. Dat wil je als IT niet zelfstandig handhaven. Daarom moet je de business bewust maken van de mogelijkheden en risico’s. Door de kaders duidelijk te communiceren, maak je gebruikers medeverantwoordelijk voor applicaties. Wat je wilt bereiken is dat gebruikers zelf goed nadenken, advies vragen aan IT en vervolgens zelf aan de slag kunnen met het inkopen of ontwikkelen van applicaties. 

---

Ontbijtsessie: Hoe ga je om met shadow IT?

Op 24 maart organiseert Ctac, samen met Mendix een gratis ontbijtsessie waar een aantal sprekers hun ervaringen deelt en handige tips geeft. In deze gratis sessie bieden we u de handvatten voor een samenwerking die leidt tot sneller nieuwe applicaties ontwikkelen.

---

3. Houd zicht op je applicatielandschap

Als IT moet je altijd beschikken over een totaaloverzicht van je applicatielandschap. IT is namelijk de enige partij die daartoe in staat is. Dat doe je onder andere door je netwerk en logs te scannen. Zo controleer je of er nieuwe applicaties zijn aangemaakt. Op basis daarvan kun je in gesprek gaan met gebruikers. Wat hebben ze precies nodig? Daarmee toon je oprechte interesse in de business en leer je beter begrijpen waar gebruikers behoefte aan hebben. Uiteindelijk wil jenatuurlijk dat zij uit zichzelf naar jou toekomen. Dan kun je hen erop attenderen dat ze al over applicaties met dezelfde functionaliteiten beschikken. Of kun je ze actief ondersteunen bij de ontwikkeling van applicaties. Zo verlies je nooit de grip over je applicatielandschap.

4. Wees streng waar nodig 

Door te faciliteren motiveer je gebruikers om binnen de door jou gestelde kaders zelf met applicaties aan de slag te gaan. Dat betekent niet dat je achterover kunt leunen, want in ieder bedrijf zoeken gebruikers de grenzen op. Zoek daarom naar een manier om richtlijnen periodiek te toetsen en voer een strikt beleid als applicaties niet voldoen. Bijvoorbeeld als er een applicatie bij een leverancier is ingekocht die datauitwisseling niet goed heeft geregeld. Maar ook als onduidelijk is hoe een applicatie werkt. Je wilt voorkomen dat wanneer iemand een applicatie ontwikkelt, vervolgens uit de organisatie vertrekt en alle kennis met zich meeneemt. 

5. Neem updates en SLA's uit handen

Laten we eerlijk zijn. Als je een applicatie aanschaft, wil je je liever niet bezighouden met SLA’s, updates en onderhoud van leveranciers. Als je applicatie maar werkt. Zo denkt de business ook over de applicaties die ze inkopen bij leveranciers. Bied als IT daarom altijd aan om deze taken over te nemen van de business. Als IT beschik je namelijk over de kennis om leveranciers te vergelijken en te zorgen dat ze hun afspraken nakomen. Zo kun je de prestaties van applicaties goed monitoren én help je de business een handje. 

Eén omgeving voor applicatieontwikkeling

Je wilt als bedrijf de drang naar innovatie vanuit de business niet remmen. Ondersteun ze daarom met geschikte tools en duidelijke richtlijnen. Daarmee voorkom je dat de business op zoek gaat naar alternatieven waar je geen zicht op hebt. Wat daarbij kan helpen is een low-code ontwikkelplatform waarmee gebruikers zelf applicaties kunnen bouwen. Een omgeving die de samenwerking tussen IT en business versterkt en innovatie sneller mogelijk maakt. Daardoor maak je het niet alleen de business makkelijk, maar zorg je ook dat IT in controle blijft over alle applicaties. En weet je zeker dat security en governance direct goed geregeld zijn.

Wil je weten hoe je onze vijf tips echt in praktijk brengt? Kom dan naar de gratis ontbijtsessie 'Sla de brug tussen IT en business' op 24 maart bij Ctac in Den Bosch.