Heb je het gevoel dat je ERP-systeem niet meer aansluit bij uw organisatie? Of hoor je negatieve geluiden van medewerkers over je IT-landschap? Grote kans dat deze uitdagingen niet alleen een technische oorzaak hebben, maar het gevolg zijn van diepere problemen in uw bedrijf. Dat stelt Nic Pot, Expert Consultant Manufacturing bij Ctac. In dit blog legt hij uit hoe je die achterliggende oorzaken achterhaalt. En hoe je zorgt dat je IT weer voor jou werkt, in plaats van andersom.
In mijn werk als IT-consultant voor de maakindustrie, krijg ik vaak de volgende opdracht: “Onze processen lopen niet, dus we hebben een nieuw T-systeem nodig.” Een zeer concrete hulpvraag en oplossingsrichting. Dat lijkt fijn, maar wat blijkt? Vaak zijn de problemen die klanten ervaren symptomen van een diepere oorzaak. Een nieuw systeem is dan slechts een pleister op de wond. Bij Ctac zoeken we daarom altijd naar de echte oorzaken en oplossingen; of die nu in de IT liggen of niet. Dat doen we aan de hand van een zeer effectieve methode: het SPAO-model.
Houd uw organisatie een spiegel voor
Bij Ctac benaderen we projecten niet vanuit een IT-perspectief, maar kijken we vanuit een breder oogpunt naar uw situatie. Daarom hebben we de SPAO-methodiek ontwikkeld. SPAO staat voor Strategie, Processen, Architectuur en Organisatie. Aan de hand van die vier pijlers leren we klanten beter kennen en houden we organisaties een spiegel voor.
Strategie: waar moet IT in voorzien?
Eerst vragen we het management waar ze naartoe willen met de organisatie. Wat is de visie? En wat zijn de plannen voor de nabije toekomst? Daar komen vaak interessante dingen uit. Zo zien we soms grote verschillen tussen waar afdelingen over vijf jaar denken te staan. Een verkoopafdeling wil bijvoorbeeld vaak flexibiliteit en een zo gevarieerd mogelijk productaanbod, terwijl een productieafdeling gebaat is bij standaardconfiguraties voor een stabiele planning en kortere lead times. Die afdelingen moeten het eerst eens worden over de strategische doelstellingen die ze als bedrijf nastreven. Want die doelstellingen bepalen voor een groot deel waar IT-systemen in moeten voorzien, zodat we een toekomstbestendige oplossing realiseren.
Processen: wat gebeurt er écht op de werkvloer?
In de procesfase onderzoeken we hoe het er in de praktijk aan toegaat in een organisatie. Dat gaat dus niet om een procesflow op papier, maar we lopen daadwerkelijk mee op de werkvloer en stellen kritische vragen. Wie doet wat en wanneer? En waarom gaan processen zoals ze gaan? Je zult zien, dat is zelden zoals het op papier bedacht is. We zien bijvoorbeeld regelmatig dat werknemers het heft in eigen hand nemen en omwegen bedenken buiten de afgesproken werkprocessen om. Daarmee lossen ze vaak hun eigen problemen op, maar brengen ze andere afdelingen in de penarie. Denk aan een monteur die, tegen de afspraken in, zelf materialen uit het magazijn haalt, en zo de voorraadtelling, pickorders en inkoopprocessen in de war schopt.
Architectuur: wat betekenen uw keuzes?
Vervolgens nemen we de IT-architectuur onder de loep. Hoe ziet het huidige applicatielandschap eruit? Waar zitten hiaten? En wat zijn overbodige tools? We onderzoeken bij wat voor oplossing de organisatie gebaat is. Dat kan bijvoorbeeld een groot overkoepelend systeem zijn of diverse best-of-class oplossingen. Een belangrijk onderdeel van deze stap is het transparant maken van de implicaties van keuzes. Vaak heeft het management of een IT-afdeling al een voorkeur voor een oplossing. Een IT-manager kan bijvoorbeeld al goede ervaringen hebben met een bepaald CRM-pakket dat in de huidige context toch niet de ideale match blijkt. Aan ons de taak om alternatieven aan te dragen en gevolgen van verschillende oplossingen in kaart te brengen. Zo voorkomen we tunnelvisie en zorgen we voor een advies en oplossing die past.
Organisatie: wat willen en kunnen gebruikers?
In de organisatiefase onderzoeken we hoe medewerkers omgaan met systemen. In welke mate zijn ze vertrouwd met de technologie? Begrijpen ze hoe het werkt? Of weten ze eigenlijk niet goed met een IT-systeem om te gaan?
Een veelvoorkomende uitdaging bij maakbedrijven is dat slechts enkele personen weten hoe de bedrijfsspecifieke IT-onderdelen zijn ingericht. Denk aan de proces owners die de implementatie hebben begeleid. Dat is risicovol, omdat de organisatie dan erg afhankelijk is van het kennisbehoud en -overdracht door deze personen. Daarom laten we in onze SPAO-aanpak zoveel mogelijk medewerkers meedenken over het (her)inrichten van digitale werkprocessen. Zo creëren we begrip en draagvlak in de organisatie.
Kijk met een brede blik naar IT
Het is belangrijk om te beseffen dat uw IT-systeem een hulpmiddel is dat uw werkzaamheden en medewerkers moet ondersteunen. Kijk daarom met een brede blik naar uw organisatie wanneer u bijvoorbeeld een nieuw ERP implementeert, een verbetertraject start of een nieuwe applicatie in gebruik neemt. Want je IT raakt alle facetten van je bedrijf; van uw strategie en processen, tot je architectuur en organisatie. Heb je daar een neutrale blik van buiten bij nodig? Dan weet je ons te vinden.
