Jeroen Bijdevier, Business Productivity lead bij Ctac, vertelt in deze blog wat de mogelijkheden zijn en hoe je het aanvliegt.
Explosie
Voor de uitbraak van het coronavirus stond digitalisering al bij de meeste organisaties hoog op de agenda, maar uit een studie van McKinsey blijkt dat COVID-19 de digitale transformatie heeft versneld met zeven jaar. Een ware explosie dus. De minste stap die vrijwel elke organisatie heeft gemaakt, is die naar een samenwerkingsplatform als Microsoft Teams. Door ongestructureerde processen te structureren en te automatiseren, kun je nog veel meer halen uit deze digitaliseringsslag.
Low-code-oplossing
Vanuit ervaring blijkt dat zeker de helft van het dagelijkse kantoorwerk kan worden geautomatiseerd. Zo kun je in Microsoft Teams en Microsoft SharePoint bijvoorbeeld met Power Automate aan de slag. Met deze slimme workflow-applicatie van Microsoft kun je repetitieve werkstromen heel eenvoudig automatiseren, zonder dat daar een programmeur voor nodig is. Dankzij low-code-technologie, kan vrijwel iedereen geautomatiseerde processen bouwen in Power Automate. Op basis van honderden vooraf gebouwde bouwblokken en connectoren, knoop je als het ware informatiestromen aan elkaar. Elke maandagochtend pdf’jes produceren? Nergens voor nodig. Je door een berg mail heen worstelen om aanvragen voor SharePoint-sites te verwerken? Dat kan veel makkelijker.
Process Advisor
Maar het kan nóg veel slimmer. Binnenkort komt er een nieuwe functie beschikbaar in Power Automate: Process Advisor. Deze zogenaamde process-mining-functionaliteit detecteert automatisch welke stappen een gebruiker regelmatig doorloopt en hoe vaak hij of zij deze doorloopt. Aan de hand van die informatie kan de software zelf suggesties doen voor workflows – process maps. Zelf iets in elkaar klikken hoeft dan niet eens meer, dan is het slechts een kwestie van checken en bevestigen. Dat vraagt overigens wel om de nodige aandacht voor de gebruiker, zoals dat met elke nieuwe technologie het geval is. Verandering kan immers voor weerstand zorgen. Leg je medewerkers uit dat ze zich op deze manier weer met creatieve dingen bezig kunnen houden. Dat is tenslotte nog steeds waar mensen niet in zijn te evenaren.
Bezint eer ge begint
Als je begint met het automatiseren van processen, begin dan klein. Zorg wel dat je een stip aan de horizon zet. Waar wil je naartoe en hoe weet je of je op de goede weg zit? Maak dat concreet en meetbaar. Hak dat traject vervolgens in beheersbare stukken. Zet een eerste stap, betrek je stakeholders hierbij zodat niemand voor verrassingen komt te staan. Evalueer en pas als je denkt dat het proces foutloos verloopt, neem je een volgende stap. En vergeet vooral niet de voortgang en de successen te communiceren.
Meer weten?
Ben je benieuwd wat Power Automate en Process Advisor voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op, wij leren jou en je organisatie graag kennen.
