Het effect van Covid-19 op het nieuwe werken
Ideeën om op een andere manier – samen – te werken zijn al jaren onderwerp van gesprek. De maatregelen tegen Covid-19 heeft de noodzaak om ook daadwerkelijk op een andere manier te gaan werken, vergroot. Organisaties die in de toekomst willen groeien en vooruitstrevend willen blijven, dienen aandacht te geven aan deze noodzaak.
De impact die de intelligente lockdown met zich heeft meegebracht is groot en zal niet alleen nu maar ook in de toekomst invloed hebben op het bedrijfs- én privéleven van iedereen om ons heen. De volgende elementen kun je als organisatie blijven inzetten om effectief en efficiënt te blijven, ongeacht of Covid-19 of een ander virus het dagelijks leven drastisch verandert.
1. Online vergaderen
Elkaar ontmoeten en vergaderen via een online Microsoft Teams-meeting is populairder dan ooit. De toegevoegde waarde om elkaar te zien via de camera en afstemming met elkaar te zoeken is onderdeel geworden van ons dagelijks werkleven. Waar eerst fysiek vergaderen vaak de voorkeur had, zal nu de keuze tussen elkaar virtueel of fysiek ontmoeten zorgvuldiger worden afgewogen.
Toch zal het fysieke contact altijd een belangrijk onderdeel blijven van het bedrijfsleven. Zo zal fysiek vergaderen de voorkeur verdienen bij kennismakingsgesprekken, creatieve werksessies, belangrijke vergaderingen, strategievergaderingen, onderhandelingen of presentaties. Ken je iemand al een langere periode, wil je bepaalde voortgang bespreken, heb je afstemming nodig rondom een bepaald onderwerp? Dan kan dat uit oogpunt van efficiency prima online.
Om de productiviteit van een online meeting te vergroten is het van belang om afspraken met elkaar te maken. Wie is de gespreksleider, mute je microfoon als je niet spreekt, raise hand up als je iets wilt inbrengen en stimuleer interactie waar nodig via quizzen of polls. Zorg dat er basisafspraken zijn over afwezigheid, het al dan niet gebruiken van de camera, het wel of niet gebruiken van een bedrijfsachtergrond en wie kan helpen als er technische problemen zijn.
2. Doorontwikkelen van online samenwerkingsvormen
Naast online vergaderen heeft ook online samenwerken een vlucht genomen. Vooral samenwerken in documenten en het delen van informatie is belangrijk.
Waar voorheen samenwerkingsvormen vaak gebaseerd waren op hiërarchie, zie je met de toename van online samenwerken vooral veel contextuele samenwerkingsvormen. Denk aan een WhatsAppgroep die is gemaakt rondom een onderwerp waar iedereen zijn reacties kan delen. Binnen Teams creëer je werkomgevingen rondom een onderwerp, een project of een afdeling. Door chats, documenten en ook aanvullende apps zoals Microsoft Planner toe te voegen, creëer je een platform waar iedereen de noodzakelijke informatie kan vinden en reacties kan geven. Hierdoor ontstaan korte lijnen en wordt het eenvoudiger collega’s en informatie te vinden. Van belang is wel dat de randvoorwaarden voor een beheersbare omgeving goed zijn, zoals security- en compliance-instellingen en retentiepolicy.
Ook als er een vaccin is tegen Covid-19 zal deze vorm van samenwerken zich doorontwikkelen. Dit zal deels gestimuleerd worden door productontwikkeling van bijvoorbeeld Microsoft maar zeker ook door de effectiviteit die deze vorm van samenwerken biedt aan bedrijven. Om deze effectiviteit ook daadwerkelijk te bereiken is het van belang dat alle gebruikers beschikken over het minimale kennis- en vaardigheidsniveau dat past bij de ambitie van de organisatie. Adoptie is dus cruciaal. In onze whitepaper ‘Online samenwerken? Vergeet de adoptie niet’ leest u hierover meer.
Aan de hand van een team-assessment via Ctac weet u wat Microsoft Teams uw organisatie kan brengen. Het assessment neemt één dag in beslag en vraagt daarnaast van uw organisatie een investering in tijd van circa een halve dag.
3. Tijds- en plaatsonafhankelijk werken
Tijdens de lockdown was het voor veel werknemers noodzakelijk om flexibel met werktijden om te gaan, vanwege de combinatie met zorg- en onderwijstaken thuis. Hierbij was het geen uitzondering dat in de avonduren werd gewerkt, zodat overdag meer tijd besteed kon worden aan de privésituatie. Gelukkig zijn de scholen en kinderdagverblijven inmiddels weer open, maar is het flexibel omgaan met werktijden en de werk-privébalans nog steeds van uiterst belang.
Als een werknemer effectiever kan zijn door meer vrijheid te krijgen om plaats- en tijdsonafhankelijk te werken biedt dat ook voordelen voor de organisatie. Uiteraard moet er een goede balans zijn tussen fysieke en virtuele aanwezigheid om zo optimale betrokkenheid, inspiratie en teamvorming te verzekeren. Belangrijk dus om als organisatie te bepalen wat past bij de cultuur die je nastreeft.
4. Vermogen tot veranderen
Tijdens de Covid-19-crisis heeft Nederland laten zien hoe snel we ons kunnen aanpassen aan veranderende omstandigheden. Mooie initiatieven ontstaan door creativiteit en passie. Je als mens en organisatie aan kunnen passen aan veranderende omstandigheden is een kracht en zorgt niet alleen voor continuïteit, maar mogelijk ook voor groei. Zo stond remote werken bij de meeste bedrijven wel op de planning en veel bedrijven waren er al actief mee bezig, maar de omvang ervan is in korte tijd rigoureus toegenomen. Van belang is dat je als organisatie ook begrijpt wat voor impact de verandering heeft op de business en welke veranderingen vooruitgang brengen.
Changemanagement is dan ook een vak apart. Middels een intakegesprek kan Ctac u, via Purple Square, hiermee de eerste stap laten maken. Natuurlijk begeleiden wij u ook graag verder.
5. Security
Het tijds- en plaatsonafhankelijk werken brengt ook op securityvlak uitdagingen met zich mee. De laatste maanden zijn er veel ontwikkelingen op dit gebied omdat ook de risico’s voor organisaties aantoonbaar zijn verhoogd, ofwel door aanvallen van buitenaf, ofwel door – onbewuste – onbekwaamheid van medewerkers. Een aantal basismaatregelen geven u al een goede start om de veiligheid te verhogen. Denk hierbij aan multifactorauthenticatie (MFA), het meegeven van beperkende kenmerken aan data, Conditional Access instellen en Advanced Thread Protection inzetten. Er zijn steeds meer basisinstellingen die geautomatiseerd zijn door Microsoft vanuit de Microsoft365-oplossing.
Met een Cyber Security Assessment brengt Ctac uw risico’s in kaart en kunnen wij u suggesties geven voor verbeteringen. We hopen natuurlijk, net als iedereen, dat een derde besmettingsgolf uitblijft, maar laten we vooral gebruikmaken van de lessen die we geleerd hebben de afgelopen maanden.
