Voor wie echt toegevoegde waarde wil halen uit het PIM-systeem, zijn productclassificatiestandaarden een interessante ontwikkeling. Deze vorm van standaardisatie maakt dat productinformatie eenvoudiger uitwisselbaar is door de hele keten, wat tijd bespaart en fouten voorkomt.
Bedrijven met een Product Informatie Management-systeem (PIM-systeem) leggen daar zoveel mogelijk informatie in de software vast, zowel commerciële als functionele, technische, logistieke en campagnespecifieke kenmerken. Het gaat dan bijvoorbeeld om maten en gewichten, verbruikskenmerken, materiaaleigenschappen, verpakkingsinformatie, keurmerken en zoekmachineoptimalisaties maar ook commerciële aanbevelingen, (sfeer)afbeeldingen, handleidingen en brochures. De informatie wordt gebruikt door alle schakels in de keten – van fabrikant tot verkoopkanaal – en moet relevant, betrouwbaar en volledig zijn. Het PIM-systeem wordt daarom ook wel een single source of truth genoemd.
Idealiter wordt deze informatie gestandaardiseerd. Als zowel de fabrikant als afnemers gelijke kenmerken in hetzelfde format vastlegt dan gaat de datakwaliteit omhoog, is de informatie uitwisselbaar en kunnen er geen fouten ontstaan als gevolg van interpretatieverschillen.
Productclassificaties: lagere kosten, minder schadeclaims
Door productclassificaties ketenwijd te gebruiken kunnen kosten worden bespaard. Denk bijvoorbeeld aan de herstelkosten. Er worden immers minder verkeerde bestellingen geplaatst doordat iedereen op dezelfde manier de attributen van een product interpreteert. Verder kun je de logistiek efficiënter vormgeven. Zo voorkom je herverpakkingskosten voor verpakkingen die binnen de keten niet zijn toegestaan. Ook kunnen verpakkingsmaten herkend worden die voor overbodige transportkosten zorgen doordat bijvoorbeeld een pallet niet optimaal beladen kan worden.
Daarnaast worden mogelijke schadeclaims afgewend die ontstaan door ontbrekende of incorrecte productinformatie. Een fabrikant die nalaat te vermelden dat een product sporen van noten kan bevatten waarna iemand een allergische aanval krijgt, kan hiervoor aansprakelijk worden gesteld (wet voedselinformatie). Maar denk bijvoorbeeld ook aan constructieproblemen als gevolg van ontwerpfouten doordat de maatvoering op de productinformatie niet klopte.
GS1 en ETIM: twee standaarden in Nederland
Standaardisering is dus belangrijk en er zijn veel partijen mee bezig om productclassificaties te bedenken, uit te breiden en in de branche bekend te maken. In Nederland worden twee standaarden veel gebruikt: GS1 en ETIM. GS1 wordt met name in de retail gebruikt. Het is ooit ontstaan in de VS met levensmiddelen en in de jaren zeventig door Albert Heijn naar Nederland gehaald. Daarna zijn andere branches aangehaakt. De standaard is inmiddels goed toepasbaar voor producten van voedselfabrikanten, drogisterijen, gezondheidszorg en bouwmarkten. De tweede standaard, ETIM, is vooral binnen Europa wijdverbreid onder bouw- en installatiebedrijven.
Waarom wordt standaardisatie nog niet door de hele keten toegepast?
Gezien de genoemde kostenvoordelen zou je verwachten dat deze productclassificatiestandaarden door de hele keten worden omarmd. De praktijk is echter weerbarstiger. Veel fabrikanten maken al gebruik van gestandaardiseerde productkenmerken of zijn van plan om dat te gaan doen. Bij groothandels en online retailers kom ik veel ‘tailormade’ classificaties tegen die in de loop der tijd zijn ontstaan vanuit een publicatiebehoefte naar de verschillende kanalen.
Ook zie ik classificaties die deels gebaseerd zijn op een standaard maar uitgebreid zijn met een additionele set ‘custom’ attributen om te kunnen voorzien in extra productkenmerken. En dan hebben we het nog niet eens over producten waarvan de kenmerken afwijkend worden vastgelegd om de classificatie de juiste waarde niet ondersteunt. Ik ken bijvoorbeeld een fabrikant die aubergine-kleurige kaarsen levert aan een retailer, die op zijn beurt een classificatie gebruikt waarin de betreffende kleurcode ontbreekt, zodat de kaarsen in de webshop worden aangeprijsd als zijnde rood. Classificeren heeft dus enkel zin als het waarde toevoegt voor de klant.
Ruimte voor verbetering
Het ideale plaatje is dat de fabrikant gestandaardiseerde data (conform een productclassificatie) aanlevert bij een datapool, een soort marktplaats voor fabrikant en groothandel waar productdata op een gestandaardiseerde manier zijn opgeslagen. Afnemers kunnen deze data gebruiken voor hun eigen PIM- of CMS-systeem. Het Nederlandse 2BA en Belgische Installdata zijn voorbeelden van datapools waar producten volgens de ETIM-standaard zijn geclassificeerd. Tweede mogelijkheid is natuurlijk dat de fabrikant die data rechtstreeks aan de retailer of groothandel aanlevert in een gestandaardiseerd uitwisselformaat. PAB2- en BMEcat- bestandsformaten worden veel gebruikt om ETIM-data uit te wisselen. Het BMEcat formaat ondersteunt ook ETIM-MC, een extensie waarmee het mogelijk is om 3D-objecten te genereren voor toepassing in Bouw Informatie Modellen (BIM).
Er is in de gehele keten dus nog genoeg ruimte voor verbetering. Ik zie de volgende kwesties:
- Classificatiestandaardorganisaties dienen de toepassing laagdrempelig te maken, tijdig nieuwe klasses te bieden en bestaande klasses te actualiseren op basis van de behoeften van de branche (lees: de klant).
- Fabrikanten moeten op hun beurt nadenken over hoe ze hun afnemers kunnen overtuigen van het nut van dezelfde productclassificatie gebruiken. Misschien is het een idee om de kostenbesparing die zo wordt gerealiseerd door te geven aan de klant? Daarnaast is het belangrijk dat betrokken brancheverenigingen proberen meer draagvlak te creëren.
- Retailers kunnen hun e-commerce platforms beter geschikt te maken voor het ondersteunen van classificaties als GS1 en ETIM en standaard data-uitwisselformaten. Een PIM-systeem dat deze standaarden ondersteunt kan uitkomst bieden. Typische functionaliteiten zijn bijvoorbeeld automatisch actualiseren van de gebruikte classificatiestandaard, wizards voor het automatisch koppelen van de juiste klasse, versneld invoeren van klasse-attributen met behulp van bulkupdate, automatisch publiceren van geclassificeerde data in datapools, enzovoorts.
Het PIM-systeem verenigt daarmee het beste van twee werelden: het is een platform waar marketeers hun producten kunnen aanprijzen en waar productdatamanagers specificaties vastleggen die uitwisselbaar zijn met de hele keten.
