Microsoft SharePoint biedt, als onderdeel van Microsoft Office 365, een prachtige manier voor uw medewerkers om samen te werken. Maar als u als organisatie besluit met SharePoint te gaan werken, is het belangrijk vooraf na te denken hoe u om wilt gaan met de wildgroei van sites. In onze visie is het belangrijk een goede balans te vinden tussen loslaten en beperken.
Digitale chaos of schaduw-IT?
Als u het aantal sites laat groeien zonder enige vorm van monitoring, belandt u al snel in een digitale chaos. Beperkt u uw gebruikers te veel in hun werkzaamheden, dan gaan ze hun eigen weg vinden en gaan ze aan de slag met tools en middelen die niet binnen het officiële IT-beleid passen. Voor u het weet staan er belangrijke documenten in Dropbox en vergaderen uw mensen via LinkedIn. Dat lijkt onschuldig, maar kan een grote bedreiging vormen vanuit security- en privacy-oogpunt. In de praktijk komen wij grofweg de volgende twee benaderingen tegen.
Monitoring achteraf
Er zijn bedrijven waar iedereen zelf sites mag aanmaken, zonder enige vorm van goedkeuring. Het monitoren gebeurt dan achteraf. Dat kan helemaal automatisch en volgens uw eigen wensen worden ingericht. Gebeurt er bijvoorbeeld twee – of drie of zes – maanden niets op een site? Dan gaat er een mailtje naar de eigenaar van de site met de vraag of de site nog nodig is. Wordt daarop niet gereageerd, dan gaat er een mail naar de IT-afdeling met de vraag om te checken wat er moet gebeuren met de site. Zelfs het verwijderen van de site kan helemaal automatisch gebeuren, maar de meeste bedrijven vinden het wel prettig om nog enige vorm van menselijke tussenkomst te hebben. Het kan natuurlijk voorkomen dat er een reden is waarom de site-eigenaar niet reageert, die SharePoint niet begrijpt, maar een manager of collega wel.
Goedkeuring vooraf
Er zijn ook organisaties waar medewerkers een site kunnen aanvragen via een speciaal ingerichte landingspagina. Op die pagina geeft de medewerker in wat de titel van de site is, welk soort site het is – is het bijvoorbeeld een afdelingssite, een projectsite of een ander type site met specifieke functionaliteiten? – en wie de teamleden zijn die moeten worden uitgenodigd voor deze site. De aanvraag gaat vervolgens naar de IT-afdeling. Hier checkt iemand of de aanvraag valide is, wat in de meeste gevallen zo zal zijn. De site wordt dan volgens de vooraf gedefinieerde specificaties aangemaakt, de aanvrager krijgt de link doorgestuurd en het team kan aan de slag. Is de aanvraag niet valide, dan krijgt de aanvrager een mailtje waarin staat waarom de site niet aangemaakt kan worden. Uiteraard is het ook in dit geval belangrijk om de sites achteraf te blijven monitoren. Gebeurt er lange tijd niets op een site, dan is het wellicht tijd deze naar de prullenbak te verplaatsen.
Route365 Cooker Sessie
Nieuwsgierig hoe uw organisatie Office 365 en SharePoint Online optimaal kunt inzetten? Hoe u zorgt voor één digitale werkplek waar alle bedrijfsapplicaties moeiteloos samenkomen? Met onze Route365 Cooker Sessie krijgt u een duidelijk beeld van de mogelijkheden en wat uw organisatie precies nodig heeft om efficiënter te werken.
