Technische Unie zorgt voor uitstekende service met SAP S/4HANA

Techniekgroothandel Technische Unie kenmerkt zich door een overcompleet assortiment en uitstekende service. Het in eigen huis gebouwde mainframe, een van de drijvende krachten achter het succes van Technische Unie, was na veertig jaar trouwe dienst aan vervanging toe. Ctac begeleidde Technische Unie bij de implementatie van SAP S/4HANA, een project dat het beste te vergelijken is met een openhartoperatie. Maar dan wel een operatie die niet in de weg mocht staan van de 100.000 orders die het bedrijf dagelijks verwerkt.

Groothandel Technische Unie, onderdeel van het Franse familiebedrijf Sonepar, is de Nederlandse marktleider op het gebied van technische installatiematerialen. Kleine en grote industriële installatietechnische bedrijven vertrouwen op Technische Unie voor ál hun producten. Ze kunnen daarvoor terecht bij de webshop of een van de 37 fysieke verkooppunten. “Ons assortiment bestaat uit 300.000 reguliere en twee miljoen niet-reguliere artikelen. We hebben meer dan 100.000 producten op voorraad”, vertelt Sander Vreeken, IT Director van Technische Unie. “Ondanks het feit dat we ruim 100.000 orders per dag verwerken geldt: vandaag bestellen is morgen in huis.” Naast de enorme voorraad heeft Technische Unie nóg een unique sellingpoint: uitstekende service. Wat een klant van TU ook nodig heeft en waar die klant het ook nodig heeft: Technische Unie zorgt dat het geregeld wordt. Het bedrijf ondersteunt haar ruim 40.000 afnemers bovendien met een alsmaar groeiende hoeveelheid diensten. Zo kan Technische Unie er bijvoorbeeld voor zorgen dat de bussen van monteurs ’s nachts bevoorraad worden. Vreeken: “Wij willen onze klanten zo vroeg mogelijk in de keten zo compleet mogelijk ontzorgen.”

Geen leveranciers maar partners

Na een zorgvuldig selectietraject koos TU voor SAP S/4HANA, een uiterst moderne ERP-oplossing van SAP in combinatie met een WMS van Manhattan Associates. “We kozen nadrukkelijk voor Best of Breed”, vertelt Vreeken. “Alles waarin we ons niet kunnen onderscheiden, willen we met de best mogelijke standaard software ondersteunen.” Ctac werd verantwoordelijk voor de implementatie van SAP S/4HANA. “We kozen voor Ctac vanwege de ervaring in de markt, hun referenties en het team. Met name dat laatste vonden we heel belangrijk. Zo’n implementatie is mensenwerk. Daarom moet je een goede klik met elkaar hebben. Wij zoeken geen leveranciers, wij zoeken partners die ons challengen. Die aanpak heeft gewerkt”, vindt Vreeken. Hij heeft het gevoel dat Technische Unie, Ctac, SAP en Manhattan gedurende het project de standaard klant-leverancierrelatie ontgroeiden.”Het is best een unieke situatie dat mensen van Manhattan, SAP en Ctac ineens zo goed met elkaar praten. Er ontstond een situatie waarin we met elkaar naar oplossingen zochten en er samen een succes van wilden maken. Dat moet ook wel wanneer je in een traject van meerdere jaren een complex en meer dan veertig jaar oud systeem moet vervangen. Dan is niet alles klip en klaar. We stopten pas als het werkte. Het mooie: daar kwamen hele goede oplossingen uit.” Het resultaat van die nauwe samenwerking is onder meer de allereerste integratie ter wereld tussen SAP S/4HANA en Manhattan.

Veilige, gefaseerde uitrol

Veel TU-processen werden in de loop van het project opnieuw ingericht. De mogelijkheden die SAP S/4HANA standaard aan boord had, waren leidend voor de procesinrichting van Technische Unie. Vreeken: “We zijn echt in end-to-endprocessen gaan denken waarbij de standaard meegeleverde best practices van SAP als uitgangspunt dienden.” Alleen als collega’s goed wisten te onderbouwen waarom een standaardproces niet voldeed, week het team van de standaard af.

Bij de implementatie van S/4HANA kozen Vreeken en het volledige MT team van de TU voor een veilige en gefaseerde aanpak waarbij het legacy systeem stukje bij beetje vervangen werd. “We hebben het onze oude omgeving geleidelijk leeggegeten. Dat betekende dat we een proces in het oude systeem uitzetten waarna het in de nieuwe omgeving live ging. Soms waren dat bedrijfsbrede functionaliteiten. Maar het kwam ook voor dat we sommige functionaliteiten per vestiging aanpakten. En dat dan 37 keer.” Om de dagelijkse business – het verwerken van 100.000 orders per dag – niet te verstoren, moest alles probleemloos door blijven draaien. “Dat betekende bij het nieuwe facturatieproces bijvoorbeeld dat we eerst tien klanten omzetten, daarna honderd en daarna duizend. Werkte alles? Dan pas ging de rest over.”

De overstap naar SAP is veel meer dan een technische exercitie. Vreeken: “We kwamen uit een situatie waarin alles exact op maat van de wensen van gebruikers en zelfs individuele klanten gebouwd en ontwikkeld is. Als je overgaat naar een nieuw systeem, moet je de hele organisatie, inclusief alle verkoopkantoren, mobiliseren om met die verandering om te gaan. Inmiddels is het niet langer een pakket van IT maar van het héle bedrijf.” Ook de rol van IT is veranderd, merkt Vreeken. “Vroeger was IT het clubje dat bouwde wat er gevraagd werd. Nu is er sprake van een hecht partnership met de business. We bedenken het samen, we bouwen het samen, we beheren het samen. Met z’n allen zijn we in staat de boel verder te optimaliseren. Dit project heeft iets gedaan met de manier waarop we samenwerken, met elkaar, maar ook met onze afnemers en leveranciers.”

Mooie teamprestatie

Terugkijkend op de implementatie noemt Vreeken de uitrol van S/4HANA het een mooie teamprestatie. “Alles zit erin”, vertelt hij enthousiast. “We werken aan een nieuw technisch fundament voor Technische Unie. Maar dit is véél meer dan een IT-project. We hebben met elkaar moeten leren om nog veel meer in processen te denken. Dat brengt nieuwe rollen, functies en verantwoordelijkheden met zich mee. Al die beweging is gaaf om te zien.” Ook de samenwerking met Ctac heeft hij als prettig ervaren. “We zien Ctac niet als partij die even komt programmeren. Ze challengen ons, vragen waarom we bepaalde keuzes maken. Niet alleen bij IT’ers, maar ook aan de businesskant. Mede door Ctac hebben we sommige processen aangepast en nieuwe functies gecreëerd.”

Hoewel S/4HANA live is, staat de deur open voor verdere innovaties. Toch heeft Vreeken daar geen haast mee. Hij wil zijn collega’s eerst aan de nieuwe omgeving laten wennen en het project afronden. “De oplossingen van SAP en Manhattan die we nu hebben zijn al vijf stappen verder dan ons oude systeem. Maar áls we nieuwe mogelijkheden toe willen voegen, zijn er nu al meer dan 172 apps van SAP die we out of the box kunnen gebruiken. Daarnaast wil ik samen met SAP en Manhattan gaan kijken wat we verder kunnen ontwikkelen om onze klanten zo nóg beter en nóg vroeger in de keten te ondersteunen.”